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Es ist sehr schwer, in Zeiten wie diesen für ein Unternehmen verantwortlich zu sein. Niemand von uns hat mit einer solch gravierenden Ausnahmesituation wie dieser gerechnet, die uns von heute auf morgen vor die Herausforderung gestellt hat, unsere Arbeit neu zu organisieren. Wenn Sie die technischen Fragen geklärt haben, geht es nun darum, wie es gelingen kann, erfolgreich zusammenzuarbeiten. Das ist gar nicht so einfach, wenn man sich nicht mehr regelmäßig sieht und wenn etablierte Routinen genauso wegfallen wie zufällige und oft sehr inspirierende kurze Begegnungen in der Kaffeeküche oder am Drucker.

Da wir uns seit vielen Jahren mit agilem Arbeiten beschäftigen und Zusammenarbeit auf Distanz auch selbst praktizieren, empfehlen wir Ihnen, es mal mit folgenden erprobten Methoden zu versuchen. Sie werden die Selbstorganisation Ihrer Mitarbeiter fördern, die Zusammenarbeit effizienter machen und ihnen dabei helfen, die Arbeitsergebnisse trotz der Entfernung besser verfolgen und steuern zu können. Durch den kontinuierlichen Austausch wird das Team-Feeling erfahrungsgemäß sogar noch gestärkt. Das gemeinsame Bewältigen der Herausforderung und die gegenseitige Unterstützung werden vor allem möglich, wenn man weiß, welche Aufgaben die anderen Teammitglieder bewältigen und wie sie damit klarkommen.
Viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren.

1. Virtuell arbeitsfähige Teamgrößen

Um den Abstimmungsaufwand in Ihrem Team möglichst gering zu halten, empfehlen wir Ihnen größere Teams von mehr als 10 Mitarbeitern in Kleingruppen von 5 bis 8 Personen aufzuteilen. Bestimmen Sie gemeinsam mit dem Team einen Teamsprecher, der für die Abstimmung mit Ihnen und den anderen Bereichen zuständig ist. Er achtet auch auf Arbeitsergebnisse und darauf, wie die Teammitglieder die neue Situation bewältigen.

2. Trennen Sie das „Was soll gemacht werden?“ von dem „Wie soll es gemacht werden?“

Insbesondere, wenn Sie neben Routinetätigkeiten auch wechselnde Aufgaben haben, empfehlen wir eines der zahlreichen Online Tools zur Aufgabensteuerung wie Trello, Asana oder den Planner in Microsoft Teams. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, anstehende Aufgaben zu sammeln, transparent zu machen und für sich selbst zu strukturieren. Aufgabenströme werden in Kanban Boards abgebildet. Am besten legen Sie zunächst eine Spalte „Aufgabenspeicher“ an, in der Sie gemeinsam mit denjenigen, die ebenfalls Aufgaben an das Team vergeben, diese bündeln. Nur Standardtätigkeiten lassen Sie aus. Sie müssen der Buchhalterin nicht für jede Buchung eine Karte schreiben, sondern nur dann, wenn die Aufgabe spezieller wird bzw. teamübergreifend ist. Daneben erstellen Sie noch die Spalten „Zu erledigen“, „In Arbeit“, und „Erledigt“. Möglicherweise sind auch Spalten für „Extern in Arbeit“, „Blockiert“ oder „Review“ hilfreich. Die Frage „Wie soll etwas gemacht werden“ liegt dann bei den jeweiligen Bearbeitenden. Dafür müssen Sie Ihren Mitarbeitern die nötige Freiheit geben und gleichzeitig die Verantwortung für die Zielerreichung übertragen. Sie selbst geben aber durch klar formulierte Aufgaben und die erwarteten Ergebnisse den Rahmen vor.

Das original Gelbe Raben Kanban Board von heute

3. Konflikte sind online anders zu lösen als im direkten Kontakt

Daher versuchen Sie frühzeitig gegenseitiges Verständnis herzustellen. Lernen Sie Ihre Mitarbeiter neu kennen und machen Sie die persönliche Situation jedes Einzelnen innerhalb der neuen, kleinen Teams bekannt. Jeder sollte wissen, wer alleine zuhause sitzt und kaum Kontakt nach außen hat oder wer gerade neben der Arbeit Kinder im Homeschooling betreut. Das Team sollte zu einem sozialen Anker für die Beteiligten werden, in dem potenziell belastende Themen so früh wie möglich bearbeitet werden.  

4. Formulieren Sie alle Aufgaben eindeutig

Da Sie nicht persönlich dabei sind, wenn die Mitarbeiter die Aufgaben abarbeiten, müssen diese möglichst klar formuliert sein. Schreiben Sie in dem von Ihnen gewählten Tool grundsätzlich eine einzelne Aufgabe auf eine Karte. Die Beschreibung sollte immer beinhalten wer macht was, bis wann, um Folgendes zu erreichen. Das „wer“ bezieht sich auf die Rolle des Mitarbeiters, nicht auf die einzelne Person. Ergänzen Sie die Beschreibung um Checklisten, die die Aufgabe noch näher eingrenzen.  

Als verantwortliche Führungskraft (Rolle) möchte ich meinen Mitarbeitern klare Regeln an die Hand geben (Funktion/Ziel), um sie dabei zu unterstützen, zu Hause effizient arbeiten zu können (Nutzen).
Akzeptanzkriterien: Textdokument erstellt; maximal 1 Seite; alle Regeln sind eindeutig formuliert; alle Regeln vorab mit den Mitarbeitern abgestimmt und gemeinsam für gut befunden

Beispiel für eine klar formulierte Aufgabe

5. Planen Sie die Arbeit immer für kurze Zeitabschnitte

Ich empfehle Ihnen, einmal pro Woche mit den Mitarbeitern eines jeden Teams ein Online-Planungsmeeting zu machen, indem Sie mit dem Team besprechen, welche der Aufgaben in der folgenden Woche erledigt werden sollen. Ziehen Sie sämtliche zu erledigenden Aufgaben in die Spalte „Zu erledigen“. Dabei müssen Sie nicht festlegen wer genau die Aufgabe erledigt. Machen Sie gemeinsam einen Realitäts-Check, in dem Sie prüfen, ob das geplante Pensum angemessen ist. Dabei dürfen Sie nicht vergessen, genug Raum zu lassen für Routinetätigkeiten und die Aufgaben, die zusätzlich ad hoc erledigt werden müssen.

6. Machen Sie an jedem Arbeitstag morgens gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern eine kurze Besprechung

Damit Sie und das Team den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben behalten, stellt jeder Mitarbeiter in einem digitalen Morgenmeeting kurz vor, was er gestern gemacht hat, was er für heute geplant hat und wo er Hindernisse sieht. Notieren Sie diese Hindernisse und besprechen Sie diese im Nachgang im kleinen Kreis. Der gemeinsame Start hilft dabei, den Arbeitstag zu strukturieren.  Der Übergang von Freizeit zu Arbeitszeit wird definiert und übernimmt die sonst übliche Zäsur durch den Weg zur Arbeit.  

Tägliches Morgenmeeting als Start in den Tag

7. Schaffen Sie Räume für sozialen Austausch

Im Homeoffice verschwimmt die Arbeitszeit manchmal. Vielen Menschen fällt es entweder schwer, sich zu fokussieren oder sie arbeiten zu lange und ohne Pausen. Daher kann es sinnvoll sein, dass die Teams gemeinsam zu Mittag essen (in einer Videokonferenz) oder zusammen eine virtuelle Kaffeepause machen. Auch eine Abschlussrunde am Abend, in der jeder kurz über seinen Tag berichtet, ist denkbar, um die Zeit zu strukturieren. Um den unternehmensübergreifenden Austausch mit anderen zu fördern und Kontakte zu erweitern, gibt es ebenfalls unterschiedliche Möglichkeiten.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter doch einfach mal beim Virtual Coffee Club der Gelben Raben vorbeischauen oder nehmen Sie selbst am virtuellen Kaffeeplausch teil. Hier ist coronafreie Zone und jeder spricht über das, was ihm gut tut, was ihm wichtig ist oder man hört einfach nur anderen zu: Jeden Freitag, 15 bis 16 Uhr unter Video-Konferenz-Link: https://zoom.us/j/402236815?pwd=WlJJcDVhcE52Yi9ud1JVTDNWbUROQT09, Meeting ID: 104033. Ein solches Format lässt sich mit ein wenig Unterstützung danach auch unkompliziert in Ihrem Unternehmen einführen.

8. Halten Sie individuellen Kontakt   

Auch wenn es sehr viel Arbeit bedeutet, sollten Sie versuchen, täglich mit jedem Mitarbeiter in Kontakt zu sein, um zu wissen, wie Ihr Team zurechtkommt. Dafür reicht manchmal schon eine Nachricht im Messenger, aber auch Einzelgespräche sind wichtig. Sie haben ja nicht die Möglichkeit im Vorbeigehen zu beobachten, wie es Ihren Mitarbeitern geht. Zeigen Sie deshalb, dass Sie genau das interessiert.

9. Teamsprecher unterstützen Sie in der Führungsarbeit

Bei der Aufteilung in kleinere Teams haben Sie mit den Mitarbeitern jeweils einen Teamsprecher bestimmt. Dieser unterstützt Sie dabei, den Kontakt zu allen Teammitgliedern zu behalten, den Austausch mit den anderen Teams durchzuführen und zu überlegen, welche Veränderungen dem Team helfen würden. Tauschen Sie sich mehrmals pro Woche mit den Teamverantwortlichen aus, um die Zusammenarbeit zu optimieren.

10. Machen Sie einen Abschluss am Ende jeder Planungsphase

Es ist nach jeder Planungsphase wichtig, die geleistete Arbeit sichtbar zu machen, zu sehen wie es den Teammitgliedern in dieser Arbeitsform geht, Anerkennung zu zeigen und zu überlegen, wie die Zusammenarbeit noch effizienter gestaltet werden kann. Ich empfehle, mit dem Team zunächst die Arbeitsergebnisse durchzugehen, gegenseitiges Feedback einzufordern und darüber nachzudenken, welche Aufgaben fertig sind und wo eventuell noch nachgearbeitet werden muss. Im Anschluss lassen Sie die Teammitglieder zunächst individuell überlegen, wie die Arbeitssituation verbessert werden kann und diskutieren die Lösungsansätze in der Gruppe. Definieren Sie klare Maßnahmen und testen Sie diese in einzelnen Teams. Die Teamsprecher sind für die Umsetzung verantwortlich. Erfolgreiche Arbeitsweisen können den anderen Teams vorgestellt werden.

Die „Star-Retrospektive“ der Gelben Raben mit virtuellen Post-its

11. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Unabhängig davon, ob es nun agile Methoden oder andere passende Vorgehensweisen sind – am Ende zählt Ihre transparente und klare Führung in dieser Zeit. Aufgrund unserer eigenen Erfahrungen halten wir die Strukturen des agilen Arbeitens in diesem Fall für besonders gut geeignet. Allein schon durch das Vertrauen in die Selbstorganisation und -verantwortung Ihrer Mitarbeiter und durch die konsequent implementierte Kommunikation.

Eine solche Ausnahmesituation lässt sich nicht mit konventionellen Mitteln bestehen. Sie müssen neue Wege finden. Patentrezepte funktionieren nicht (mehr). Gestehen Sie sich deshalb auch Experimente zu. Probieren Sie neue Dinge aus. Wir freuen uns, wenn unsere Empfehlungen Ihnen dabei Impulse geben können.

Sollten Sie individuelle Fragen haben, sind wir täglich von 11:00 Uhr bis 12:00 Uhr an unserem Support Telefon für Sie erreichbar: +49 911 14898765

Stefanie Krügl

Stefanie Krügl

Stefanie ist Gründerin der Gelben Raben. Sie arbeitet seit vielen Jahren als Facilitator, Consultant, wissenschaftliche Mitarbeiterin und Entrepreneurin. 2012 gründete Sie mit PANOTI ihr erstes Internet Start-up. 2014 initiierte Sie Deutschlands ersten New Work Booksprint „HR Innovation“. Aktuell engagiert sie sich bei Entwicklung des Code of Conduct für People Analytics. Zwei Jahre lang leitete sie die Akademie für Führungskräfte.

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